Yoga ve Pilates stüdyoları için web sitesi sadece vitrin değildir. Ay Yoga projesinde manuel rezervasyon yükünü ortadan kaldıran dijital çözümümüzü ve sonuçlarını inceleyin.
Solve Yaratıcı Çözümler adı altında yaklaşık son bir yıldır faaliyet gösteriyorum ancak açık konuşmak gerekirse 10 yılı aşan tasarım kariyerimde kendi projelerim dahil en keyif alarak yaptığım işlerden birisi Ay Yoga’nın web sitesi oldu. Bunda işin görsel yanının sınırsız olması ve (benim imzamı taşımasa da) kararlı bir kurumsal kimlikle yola çıkılmış olmasının payı büyük. Öte yandan Ay Yoga’nın başrolündeki Zeynep’in net amaçlar belirlemesi de bunda rol oynuyor. Bu açıdan bakınca Ay Yoga web sitesinin başlıca amacı ne stüdyoyu tanıtmak, ne de duyurular yapmak… Bunları zaten Instagram hesabıyla gerçekleştirmek mümkün. Ay Yoga web sitesinin başlıca amacı, stüdyoya gelenlerin derslere kayıt olarak rezervasyon yapmalarını sağlamak. Bu yazıda bu amaç için arayıp bulduğumuz bir çözümden ve bu çözümün Ay Yoga’ya sağladığı faydadan bahsedeceğim.
Ay Yoga’nın web sitesine sıra, stüdyonun açılışından sonra geldi. İlk haftalardaki ziyaretlerimi hatırlıyorum, Zeynep büyük bir defter ayarlamış, karşılıklı iki sayfayı yedi bölüme ayırmış, her bir dersin ve etkinliğin kayıtlarını not alıyor ve oradan takip ediyordu. İnsanlar derslere katılacaklarını telefon, mesaj ya da birebir sözlü bir şekilde bildiriyor, sonra bu bildiriler deftere not düşülüyordu. Katılım biraz yoğunlaşmaya başlayınca yönetmesi oldukça zorlaşmaya başladı, belki işin içinden çıkılmaz bir hale gelmiş bile olabilir!
Bir defa defter büyüktü, her yere taşıması zordu, muhtemelen hep stüdyoda duruyordu. Zeynep’in stüdyoda olmadığı zamanlar gelen bildirimlerin o deftere işlenmesi için akılda ya da geçici notlarda tutuluyor olması gerekirdi. Keza bir katılımı kontrol etmek için deftere bakması gerektiğinde yine stüdyoda bulunması gerekiyordu. Defter fikri ortaya daha kalıcı bir şey koysa da bu tip zorluklar Zeynep’i farklı bir çözüm arayışına itti.
O sıralarda ben de esas web sitesini hazırlamaya başlamadan evvel geçici giriş sayfasını tasarlıyordum. Sitenin nihai versiyonuna ilham olacak bir fikir ortaya koyup ekranı ikiye böldüm, sağda sabit bir fotoğraf, solda ise linkler, Instagram gönderileri ve adres bilgileri oldu. Sabit bir sayfa olmasına karşın daha o zamandan WordPress altyapısını kurmuştuk. Dolayısıyla Zeynep’in ihtiyacını karşılayacak çözümü WordPress eklentileri arasında aradık. Aradığımız şey, bir randevu yönetim sistemiydi. Onu stüdyodaki derslere uyarlayacak, stüdyoya gelecek olan kişilerden ders kaydı alacaktık. Bu senaryoyu karşılayacak birkaç sistem içerisinden Booknetic‘i seçtik.
Booknetic aslında oldukça genel bir randevu/kayıt çözümü. Hizmet sektörü içerisinde birçok alanda kullanılabilecek bir altyapıya sahip. Yoga stüdyosu senaryosunu da dolayısıyla Booknetic’in imkanlarına uyarlamak gayet mümkün oldu. Belki bir ya da iki detayda eksikliğini hissettiğimiz özellik oldu, ancak geri kalanını düşünecek olursak Booknetic tam ihtiyacımıza uygun bir çözüm olarak yazılmıştı.
Üzerinden aylar geçtiği için kurulum aşamasını çok net hatırlamıyorum fakat öncelikle bir konum girmemizin istendiğinden eminim. Biz şimdilik sadece Ay Yoga Bostanlı stüdyosunu girdik doğal olarak, fakat Zeynep ileride işleri büyütür de başka bir semtte şube açacak olursa Booknetic’in birden fazla mekanı desteklediğini bilmek güzel bir şey. Daha sonra uygulamanın bizden sisteme personel girilmesini istediğini hatırlıyorum. Halihazırdaki yoga eğitmenlerimizi burada girdik, her birine aynı ekranda WordPress hesabı açmayı da ihmal etmedik ve birer şifre atadık, bu sayede onlar da kendi dersinin rezervasyonlarını takip edebilir oldu. Sistemin ayarlarını yaptık, henüz Ay Yoga’nın ders kaydı sürecinden bekledikleri netleşmediği için çoğunu varsayılan bıraktık, zaman içerisinde keşfedip ihtiyacımıza göre özelleştirdik. Öte yandan kullanıcıların kayıt olabileceği hizmetleri tanımlamamız gerekiyordu, bizim senaryomuzda bu yoga dersleri ve atölye çalışmaları anlamına geliyordu. Hizmet kategorilerini önce haftalık dersler ve etkinlikler olarak ikiye ayırdık. Haftalık derslerin altına ise gün kategorileri açıp burada dersleri listeledik.
Yaptığımız ayarlamalar ve seçtiğimiz seçeneklerin sonucunda Ay Yoga’nın derslerine katılmak isteyen kişiler önce dersi, gününü ve saatini seçiyor, ilk sefer için iletişim bilgilerini giriyor (sistem sonraki seferlerde e-posta adresinden kişiyi tanıyıp bilgileri otomatik dolduruyor), onaylıyor ve ders kaydının yapıldığına dair bir e-posta alıyor. E-postanın içerisinde gerekirse tıklaması için iptal bağlantısı bulunuyor. Burada Ay Yoga için özellikle yaptığımız tercihler var. Örneğin sistem üzerinden ödeme almak mümkün, ancak Ay Yoga’da daha çok üyelik paketleri satıldığı ve üyelerin önüne bir daha ödeme engeli çıkmaması için bu özelliği kullanmadık. Öte yandan Ay Yoga’nın programı her hafta değişebildiği için kayıtları sadece 1 haftalık pencerede açtık, yani uzun vadeli bir takvim söz konusu değil. Ancak Ay Yoga programı sabit olan bir stüdyo olsaydı, Booknetic onu da kolayca kontrol etmeye izin verecekti.
Saydığımda görüyorum ki bu satırlar yazılırken Booknetic ile 7 ayı devirmişiz. Bu sistemin Ay Yoga’da işleri nasıl kolaylaştırdığını Zeynep size söylesin:
“Üyelerimizin stüdyodaki çeşitli derslere ve etkinliklere gelmeden önce rezervasyon yapmalarını istiyoruz, bir derse/etkinliğe kaç kişinin katılacağını bilmek organizasyonu kolaylaştırıyor. Booknetic kullanmaya başlamadan önce Whatsapp üzerinden mesaj atmalarını rica ediyorduk. Booknetic’e geçmek işimizi şu açılardan kolaylaştırdı: Tüm rezervasyonları görebilen bir yönetici hesabının yanında stüdyoda düzenli ders veren eğitmenlerimizin de birer hesabı oldu ve derslerine gelen üyeleri kendi hesaplarından takip edebiliyorlar. Bunun yanında, üyeler, dersler ve etkinlikler arasında geriye dönük arama yapabiliyoruz, bu, hem olası hataları önlemeye hem de genel katılım oranlarını takip etmeye yarıyor. Son olarak, gözlemlerimize göre online rezervasyon sistemi kullanmak potansiyel ve mevcut müşterilerce hem profesyonellik olarak görülüyor, hem de hiç kimseyle muhattap olmadan derslere rezervasyon yapabilmeleri bir kolaylık olarak algılanıyor.”
Bu hikayeden çıkarılacak üç sonuç var. Birincisi, bir takvim üzerinden çalışan herhangi bir hizmet veren bir işletmeniz varsa doğru kurgulanmış bir rezervasyon sistemi (bu senaryoda Booknetic) sizi büyük bir operasyonel yükten kurtarır. İkincisi, Booknetic gibi güçlü araçlar, doğru yapılandırıldığında işletmenizin en karmaşık rezervasyon senaryolarına bile uyum sağlayabilecek esnekliğe sahiptir. Üçüncüsü ise, eğer ihtiyaçlarınız daha farklı bir çözümü gerektiriyorsa, size en uygun çözümü sunmak için hazır olan Solve Yaratıcı Çözümler ile iletişime geçin, tanışalım.
Markanızla ilgili ihtiyaçlarınızı konuşmak üzere ücretsiz bir toplantı yapalım ve nelerin gerekli olduğunu belirleyelim.
Görüşelim
Yorum yazın: